Активи дозволяють вашій організації вести централізований облік обладнання, пристроїв, майна та іншого.
Активи можна прив’язувати до користувачів або профілів, а також додавати до завдань і матеріалів кейсу.
Прив’язані активи також відображаються у відповідних Профілях/Досьє.
Яку інформацію може містити актив
Кожен запис активу може містити таку інформацію:
Unique ID — унікальний ідентифікатор запису активу;
Asset number — інвентарний або ERP-номер;
Name — назва активу;
Description — додаткова інформація про актив;
Unit — організаційний підрозділ, пов’язаний з активом;
Responsible — особа або організація, відповідальна за актив;
Asset value — зафіксована вартість активу.
До одного активу можна прив’язати кількох користувачів або профілів.
Перед початком роботи з Активами
Щоб керувати активами, вам потрібен доступ до Активів у матриці дозволів.
Користувачі із внутрішньою роллю asset_manager можуть керувати довідником Активів.
Конкретні дії, доступні вам на платформі, залежать від ролей і налаштувань дозволів у вашій організації.
Як імпортувати активи
Активи можна масово імпортувати через Sync Data.
Перед імпортом підготуйте дані про активи, використовуючи підтримувані поля:
| Поле | Опис |
|---|---|
unique_id | Унікальний ідентифікатор активу |
asset_number | ERP-номер або інвентарний номер |
asset_name | Назва активу |
asset_description | Опис активу |
unit | Пов’язаний організаційний підрозділ |
asset_responsible | Власник активу |
asset_value | Вартість активу |
Щоб імпортувати активи:
Створіть Google Sheet з такими колонками:
unique_id | asset_number | asset_name | asset_description | unit | asset_responsibles | asset_value |
|---|
Додайте до таблиці всі активи, які потрібно імпортувати. Для кожного активу використовуйте окремий рядок.
Надішліть заповнений Google Sheet проєктному менеджеру Ethicontrol, який супроводжує вашу організацію.
Проєктний менеджер завантажить дані через Sync Data.
Після імпорту активи стануть доступними в полях, які підтримують вибір активу.
Прив’язування активів до профілів
Актив може бути пов’язаний з одним або кількома користувачами чи фігурантами.
Це можна використовувати, наприклад, щоб визначити:
особу, відповідальну за актив;
працівників, які користуються активом;
людей, пов’язаних з активом під час інциденту;
кількох відповідальних користувачів для спільного обладнання.
Зв’язки зберігаються в записі активу, а також можуть відображатися у відповідних Профілях / Досьє.
Додавання активу до матеріалу справи
Картки файлів і матеріалів справи містять поле Asset.
Щоб прив’язати актив до матеріалу:
1. Відкрийте потрібний кейс.
2. Перейдіть до розділу Матеріали.
3. Створіть новий матеріал або відкрийте наявний.
4. Знайдіть поле Asset.
5. Виберіть відповідний актив.
6. Додайте іншу інформацію або файли.
7. Збережіть матеріал кейсу.
Тепер файл прив’язаний до вибраного активу.
Це дозволяє визначити, який предмет, пристрій, транспортний засіб, документ або інший актив пов’язаний із доказом чи інформацією в кейсі.
Додавання активу до завдання
Щоб прив’язати актив до завдання:
1. Відкрийте потрібний кейс.
2. Перейдіть до розділу Матеріали.
3. Створіть новий матеріал або відкрийте наявний.
4. Знайдіть поле Asset.
5. Виберіть відповідний актив.
6. Натисніть Створити завдання для закріплених за активами.
7. Додайте іншу інформацію для завдання.
8. Збережіть матеріал справи.
Після цього вибраний актив відображатиметься в картці завдання та надаватиме додатковий контекст призначеним користувачам.
Перегляд активів у Профілях/Досьє
У Профілях/Досьє відображаються активи, прив’язані до відповідної особи.
Це дозволяє авторизованим користувачам переглядати, які активи пов’язані з користувачем або профілем, без пошуку в усьому довіднику активів.
Одна особа може мати кілька прив’язаних активів, а один актив може бути прив’язаний до кількох людей.
Дозволи
Активи додають:
внутрішню роль
asset_manager;ресурс Asset у матриці дозволів.
Дозволи можна налаштувати, щоб контролювати, хто може:
переглядати активи;
створювати записи активів;
редагувати інформацію про активи;
прив’язувати активи до людей, завдань або матеріалів справи;
отримувати доступ до інформації про активи через Профілі/Досьє.
Користувачі бачать лише ті дії, які дозволені їхньою призначеною роллю.
Що відбувається після прив’язування активу
Після прив’язування активу:
він може відображатись у картці завдання або матеріалу справи;
користувачі можуть визначити конкретний актив, пов’язаний з кейсом;
прив’язаних користувачів або профілів можна переглядати в контексті активу;
актив може відображатися у відповідних Профілях/Досьє;
процедури можуть використовувати актив у сповіщеннях користувачів.
Вирішення проблем
Актив не відображається у списку вибору
Перевірте, що:
актив було успішно імпортовано або створено;
актив має коректний унікальний ID;
ваша роль має дозвіл на перегляд ресурсу Asset;
актив доступний для вашого організаційного підрозділу;
імпорт завершився без помилок.
Активи не відображаються у Профілі/Досьє
Перевірте, що:
актив прив’язаний до правильного користувача або профіля;
ваша роль має доступ і до профілю, і до активу;
зв’язок було успішно збережено.
Примітки
Один актив можна прив’язати до кількох користувачів або профілів.
Доступ до активів контролюється через матрицю дозволів.
Доступні поля та дії можуть залежати від конфігурації вашої організації.