Завданням первинного розгляду є:

  • визначення категорії порушення відповідно до суті події;

  • прийняття рішення щодо пріоритету розгляду повідомлення відповідно до ступеню небезпеки порушення, властивого ризику;

  • підготовка повідомлення до наступних дій тріажу.


Для наступних кроків тріажу необхідно, щоб в повідомленні чи долучених файлах було достатньо інформації, щоб:

  • зрозуміти суть події - що трапилось?;

  • правильно визначити місце події або хоча б підрозділ, якого стосується інформація;

  • з’ясувати період або часовий проміжок події.


Класифікувати порушення може аналітик, координатор або менеджер кейсу. 


Визначте категорію порушення відповідно до пояснень в таблиці:

Категорії порушень

1

Загрози або порушення в галузі охорони праці, здоров'я і безпеки

людей або навколишнього середовища

1

Охорона навколишнього середовища, здоров'я людей і безпека

Поведінка, дії або політичні рішення, які не відповідають місцевим, регіональним або федеральним законам або нормам у сфері охорони навколишнього середовища, охорони здоров'я або безпеки, або можуть призвести до виникнення потенційно небезпечних обставин, що роблять негативний вплив на стан навколишнього середовища, здоров'я або безпеку співробітників, клієнтів або інших людей.

2

Погрози і фізичне насильство

Висловлювання або дії, що містять загрозу фізичного насильства або зберігання зброї, вогнепальної зброї, боєприпасів, вибухових речовин або запальних пристроїв на робочому місці, в приміщенні організації або в службових транспортних засобах.

3

Зловживання алкоголем і наркотичними речовинами

Протизаконне вживання, зберігання, торгівля, передача іншим особам, поширення, приховування, перевезення чи виготовлення заборонених наркотичних, токсичних, або наркотичних речовин, або предметів, що використовуються для цілей вживання наркотиків, на робочому місці або при виконанні робочих обов'язків.

2

Зловживання, корупція або

неправомірне привласнення активів

4

Конфлікт інтересів

Будь-яка фінансова зацікавленість, будь-яка ділова або професійна діяльність, що передує або поточна робота, або будь-яке зобов'язання, які можуть перешкоджати сумлінному виконанню посадових обов'язків або підривати незалежність і об'єктивність.

5

Крадіжка

Несанкціоноване переміщення або привласнення запасів, меблів, нерухомого інвентарю, готівкових грошових коштів, товарів або інших видів матеріального майна.

6

Розтрата

Неналежне, несанкціоноване або неліцензованому використання майна або коштів, не пов'язане з діяльністю організації або в неналежних цілях, включаючи зловживання системами і часом.

7

Подарунки, хабарі і відкати

Платежі, натуральна оплата, подарунки, хабарі, надання кредитів чи пільг або отримання кредитів чи пільг від клієнтів, співробітників, постачальників, виробників, конкурентів, директорів та інших посадових осіб, аудиторів, державних службовців або організацій, або інших сторін, які не незаконних підставах, неналежним чином або з метою здійснення впливу на прийняття ділових рішень або політичні процеси.

8

Угоди з використанням внутрішньої інформації компанії

Придбання або продаж акцій чи інших цінних паперів з використанням внутрішньої інформації і даних, отриманих в ході і внаслідок роботи, або надання такої інформації іншій особі, що набуває або продає акції або інші цінні папери з використанням такої інформації.

9

Підробка або знищення інформації

Висловлювання або дії, спрямовані на або призводять до незаконного, несвоєчасного, помилковому або навмисного спотворення, приховування або знищення інформації з метою обману чи введення в оману.

10

Шпигунство і саботаж

Дії, що призводять до збору або отримання внутрішньої конфіденційної інформації або секретів виробництва конкурентів з метою отримання вигоди або конкурентної переваги, або навмисне знищення, виведення з ладу або інше ушкодження обладнання або іншого майна конкурента, що здійснюється з метою отримання конкурентної переваги чи вигоди.

3

Несправедливість, домагання або дискримінація співробітників

11

Неналежна поведінка

Висловлювання або дії, що не носять характеру переслідування, але, що можуть вважатися неналежними на робочому місці.

12

Несправедливе ставлення до співробітників

Рішення, дії або дисциплінарні стягнення, які вважаються несправедливими незалежно від того, чи є вони наслідком встановленої продуктивності праці або змінами комерційної необхідності, або ж інші пов'язані з робочою діяльністю рішення.

13

Дискримінація

Висловлювання або дії, інтерпретує як дискримінація за віком, расової приналежності, кольору шкіри, національним походженням, сексуальної орієнтації, статі, фізичної недієздатності або віросповіданням і здійснюються в рамках процедур прийняття рішень з питань працевлаштування, підвищення на посаді або встановлення розміру заробітної плати.

14

Цькування на робочому місці

Повторювані висловлювання, поведінка або дії, які є небажаними, принизливими, образливими або страшними і створюють неприємну або ворожу атмосферу.

15

Сексуальні домагання

Висловлювання або дії, які мають характер небажаних сексуальних натяків, прохання про вступ у сексуальні відносини, невмотивовані з боку потерпілого фізичні контакти або пропозиції, небажаний флірт, образливі вербальні або візуальні сигнали, або фізичний контакт сексуального характеру.

4

Помста, переслідування осіб,

які повідомили про порушення

16

Помста

Висловлювання або дії, вчинені з метою звільнення, пониження в посаді, відсторонення від займаної посади або містять загрози, що носять характер переслідування або дискримінаційний характер, на адресу співробітника в зв'язку з будь-якими правомірними дією, досконалим таким співробітником, з метою повідомлення про порушення того чи іншого закону або політики, подання скарги або подання допомоги слідству або судового розгляду.

5

Інші види порушень

17

Неналежне ведення бухгалтерської звітності, здійснення аудиторських перевірок або спотворення будь-якої іншої важливої звітності

Висловлювання або дії, що порушують або суперечать внутрішній політиці, процедурам або прийнятої в організації практиці здійснення діяльності або урядовим нормам в області ведення докладної звітності про фінансове становище або фінансові операції організації або вивчення, перевірки або внесення виправлень в фінансову документацію організації.

18

Порушення прав споживачів

Висловлювання або дії, негативним чином впливають або заважають клієнтам, зв'язків з клієнтами або укладання договорів з клієнтами.

19

Розкриття конфіденційної інформації

Несанкціоноване або незаконне розкриття, копіювання, розмноження, неправомірне використання або видача конфіденційної або особистої інформації, включаючи, але не обмежуючись, інформацією про працевлаштування, фінансове становище, медичною інформацією та інформацією про стан здоров'я, списками клієнтів, контрактами, бізнес-планами, особистими справами співробітників або іншими видами власності, поміченими або загальновизнаними як конфіденційні або як секрети виробництва.

20

Антимонопольне законодавство або несумлінна ділова практика

Ведення переговорів або укладення угод з конкурентами про ціни або умови надання кредитів, подачі заявок на підряд або комерційних пропозицій, розподілі ринкових часток або клієнтів, обмеження виробництва або дистрибуції або бойкотування постачальників чи клієнтів, які привели б до монополізації ринку або зниження конкуренції на ринку.

21

Контроль якості

Скарги на якість або ефективність продукції або послуг; звинувачення у псуванні товарів; порушення політики і правил управління виробництвом; звинувачення в недотриманні специфікацій продукції або послуг, що надаються.

22

Інше

Висловлювання, дії або реалізація політики, що стосуються особи, яка звернулася із заявою, але поки що не привели до нанесення шкоди, шкоди або виникнення корпоративної відповідальності, і не належать до жодної з інших категорій.

6

Запит додаткової інформації

23

Запит додаткової інформації

Прохання про надання консультації, пояснення чи іншої інформації з питань законодавства, норм або політики.


Щоб обрати або змінити категорію порушення:

  • Відкрийте повідомлення;

  • В лівому бічному навігаційному меню перейдіть на “Повідомлення”;

  • У частині атрибутів кейсу натисніть на область категорії та оберіть правильну категорію.


  • Для полегшення вибору - скористайтесь можливістю контекстного пошуку за допомогою введення перших літер ключових слів.


Увага! Класифікувати порушення можна необмежену кількість разів, однак, лише до початку розслідування. 


Щоб обрати або змінити пріоритет розгляду кейсу:

  • Відкрийте повідомлення;

  • В лівому бічному навігаційному меню перейдіть на “Повідомлення”;

  • У частині керування повідомлення натисніть на область категорії та оберіть правильний пріоритет.

 


За замовчуванням, в системі доступні наступні пріоритети:

  • Екстремальний;

  • Дуже важливий;

  • Важливий;

  • Звичайний;

  • Невизначений.


Під час призначення пріоритету доцільно врахувати:

  1. Природу загрози або категорію порушення.

  2. Розмір загрози, збитків чи інших негативних наслідків.

  3. Імовірність настання негативних наслідків.

  4. Швидкість розвитку ризику чи загрози. 

  5. Бажану швидкість реагування.

Вибір пріоритету в залежності від ризику 

П

Назва пріоритету

Ступінь впливу ризику

Швидкість реагування

Строк реагування


Екстремальний

Пряма загроза життю та здоров'ю людей

Загроза існуванню бізнесу чи активам

Невідкладно. Якнайшвидше

< 24 годин


Дуже важливий

Стосується безпосередньо вищого керівництва компанії

Фінансові втрати обраховуються мільйонами

Істотна втрата ринку

Негативне покриття в національних і міжнародних ЗМІ

Зачіпає інтереси колективу

Терміново. При першій можливості.

<15 днів


Важливий 

Фінансові втрати обраховуються сотнями тисяч

Загроза репутації на місцевому рівні

Проблеми з регулятором

Непряма загроза здоров'ю людей

Зачіпає інтереси великої кількості співробітників

Оперативно.

<20 днів


Звичайний

Фінансові втрати невідомі або менше 300 тис.грн

Незначні репутаційні ризики

Не має відношення до регулятору

Ніякої загрози життю і здоров'ю людей

Зачіпає інтереси лише деяких співробітників

В розумних межах.

<30 днів


Не визначений





В залежності від обраного пріоритету, система автоматично застосовує регламентний період реагування та розраховує скільки залишилось днів до кінцевого строку.

Строки реагування


Регламентний період (днів)

Максимальний сумарний термін (кумулятивний)

Статус в системі

Звичайний

Екстремальний

Дуже важливий

Важливий

Новий / Неопрацьований

5

1

3

5

5

Чекає інформації від інформатора

10


10

10

15

В процесі / На розгляді (вивченні)

10


5

5

15

Відновлений

3


1

1

5

Очікує рішення

5


2

5

10

Закрито - Заходи не прийняті






На реагуванні

10

2

5

5

10

Закрито - Заходи вжиті







43

3

26

31

60


За потреби, аналітик або координатор можуть змінити місце події, що помилково вказав інформатор.